Personeelsfeest organiseren: de checklist die je écht nodig hebt

September is de maand waarin het eindejaarsfeest van je bedrijf beslist wordt. Niet december — september. Wie in november begint te bellen, krijgt te horen dat de goede zalen vol zitten, dat de cateraar geen datum meer heeft en dat de feesttent van die ene zaterdag al drie weken gereserveerd is.

De goede nieuws: een personeelsfeest organiseren is vooral een kwestie van in de juiste volgorde werken. Hieronder vind je die volgorde, plus een materiaallijst met concrete aantallen — want "hoeveel statafels heb ik nodig voor 80 man" is de vraag die de meeste organisatoren op het verkeerde moment stellen.

Drie formules dekken zowat alle bedrijfsfeesten, en ze vragen elk een compleet ander materiaalpakket.

De walking dinner of receptie. Gasten staan, wandelen rond, praten met collega's van andere afdelingen. Je hebt weinig zitplaatsen nodig maar veel statafels, en je glaswerkverbruik ligt hoger dan bij een zittend diner omdat mensen hun glas neerzetten en vergeten.

Het zittend diner. Klassiek, formeel, en het duurste in materiaal: per gast een stoel, een couvert, drie tot vier glazen en ruim 70 cm tafelruimte. Wel het makkelijkst te plannen, want alles is deelbaar door het aantal gasten.

Het informele feest met foodtrucks of BBQ. Mix van beide: enkele zittafels, veel statafels, en robuust materiaal dat buiten mag staan. Bierbanken en biertafels zijn hier vaak passender dan banketstoelen.

Kies eerst de formule, en pas dan de locatie. Andersom werken betekent dat je je feest laat bepalen door wat er toevallig vrij was.

8 tot 12 weken vooraf. Datum, budget en aantal gasten vastleggen. Een vrijdag- of zaterdagavond in december is schaars — hoe eerder je boekt, hoe meer keuze. Bevraag meteen of partners mee mogen, want dat verandert je aantallen met 40 tot 80 procent.

6 tot 8 weken vooraf. Locatie en catering vastleggen. Op hetzelfde moment je feestmateriaal aanvragen: bij ons stel je online een lijst samen, wij controleren meteen de beschikbaarheid en bezorgen binnen 24 uur een offerte. Het materiaal wordt pas gereserveerd zodra je die goedkeurt — dus hoe vroeger je de lijst doorstuurt, hoe zekerder je bent van je stoelen.

4 weken vooraf. Uitnodiging versturen met een duidelijke deadline voor bevestiging. Vraag meteen naar allergieën en vegetarische voorkeuren; dat scheelt je cateraar twee telefoontjes.

2 weken vooraf. Definitieve aantallen doorgeven. Nu pas weet je hoeveel stoelen, glazen en couverts je echt nodig hebt. Op dit moment ook je plan B voor slecht weer beslissen als er een buitengedeelte is.

Week van het feest. Levering afspreken (meestal de dag voordien), toegang tot de locatie regelen, en checken wie ter plaatse is om het materiaal in ontvangst te nemen.

Dit zijn de vuistregels waar we in de praktijk op uitkomen. Ze gelden voor een feest van drie tot vijf uur.

Wat glazen betreft: reken niet op "één glas per gast per drankje". Mensen zetten hun glas neer, verliezen het en nemen een nieuw. Drie tot vier glazen per gast is de realistische marge, en bij Hubeau is de reiniging van servies, glaswerk en bestek standaard inbegrepen in de huurprijs — je geeft het veegschoon terug in de originele bakken, wij doen de rest.

Voor de zitplaatsen hangt de keuze samen met de formule. Een klapstoel is de meest budgetvriendelijke oplossing en volstaat perfect voor een informeel feest. Wil je dat het er verzorgd uitziet op de foto's, dan is een banketstoel met écru hoes of een wedding chair het verschil tussen "personeelsfeest in een loods" en "personeelsfeest waar mensen over napraten". Voor een BBQ- of foodtruckformule zijn bierbanken en biertafels praktischer: ze staan stabiel op gras en gasten schuiven vanzelf bij elkaar aan.

Statafels zijn het meest onderschatte onderdeel van een bedrijfsfeest. Ze bepalen waar mensen blijven staan en dus met wie ze praten. Plaats ze verspreid, niet in een rij tegen de muur — en voorzie een statafelrok als het feest een verzorgde uitstraling moet hebben.

Gaat het feest (deels) buiten door, dan komen daar in het najaar twee zaken bij: een feesttent en verwarming. Onderschat dat laatste niet. Een onverwarmde tent in november loopt na een uur leeg, hoe goed het eten ook is.

Te laat aantallen doorgeven. Een feest van 60 dat op het laatste moment 85 wordt, betekent bijstellen op een moment dat de goede stoelen al de deur uit zijn.

Geen plan voor afruimen. Gehuurd materiaal moet veegschoon terug in de originele bakken. Spreek op voorhand af wie dat doet — met drie mensen is het een halfuur, in je eentje om twee uur 's nachts is het een ramp.

Vergeten dat een tent stroom nodig heeft. Verlichting, verwarming en een tapinstallatie samen trekken meer dan één stopcontact aankan. Check het beschikbare vermogen op de locatie vóór je het materiaal bestelt.

Stel je lijst samen op onze site — je krijgt binnen 24 uur een offerte met beschikbaarheid, en er is geen voorafgaande borg nodig. Twijfel je over aantallen of over wat past bij jouw formule? Bel of mail ons; we plannen al sinds 2003 bedrijfsfeesten mee in de regio Oudenaarde, Zottegem en Vichte, en we denken graag mee over wat je écht nodig hebt.

Hoe lang op voorhand moet ik een personeelsfeest boeken? Voor een feest in november of december leg je locatie en materiaal het best 8 tot 12 weken vooraf vast. De definitieve aantallen mag je tot ongeveer twee weken op voorhand aanpassen.

Hoeveel statafels heb ik nodig voor 80 personen? Reken op één statafel per 6 à 8 gasten, dus 10 tot 13 statafels voor 80 personen. Bij een staande receptie zonder zitplaatsen ga je beter naar één per 5 gasten.

Moet ik het gehuurde servies afwassen voor ik het terugbrengt? Nee. De reiniging van servies, glaswerk en bestek zit standaard in de huurprijs. Je geeft alles veegschoon terug — dus vrij van etensresten en vloeistof — in de originele bakken.

Wat is de standaard huurperiode? De prijzen gelden voor een huurperiode van 3 dagen. Voor een weekend leveren we donderdag of vrijdag en halen we maandag op, en reken je maar één dag aan. Langere periodes zijn mogelijk op aanvraag.