Herbruikbare bekers huren: reglement, aantallen en afwas

Herbruikbare bekers huren kost vanaf € 0,24 per stuk, afwas inbegrepen. Reken 1,2 beker per gast met pand, 2 zonder. Met alle aantallen en prijzen.

De meeste organisatoren komen bij de herbruikbare beker terecht omdat het moet, niet omdat ze het wilden. Een gemeente vraagt naar je bekerplan, de fuifzaal zegt dat wegwerp niet meer mag, en plots moet je uitzoeken hoeveel bekers je nodig hebt en wie ze achteraf afwast. Dat laatste is de vraag waar het meestal op vastloopt — en het is net de vraag met het eenvoudigste antwoord.

Waarom je als organisator weinig keuze meer hebt

In Vlaanderen zijn wegwerpbekers op evenementen niet meer de standaard. Een organisator die drank in eenmalige bekers uitschenkt, moet kunnen aantonen dat die bekers nadien bijna allemaal weer ingezameld worden — en dat is in de praktijk moeilijker te organiseren dan gewoon herbruikbare bekers huren.

Daarbovenop legt elke gemeente haar eigen regels op. Die verschillen echt: de ene vraagt een bekerplan bij je evenementenaanvraag, de andere werkt met een eigen beker die je via een vaste leverancier moet afnemen, en sommige koppelen er een waarborg of een retourpercentage aan. Vraag dus altijd eerst het reglement van jóuw gemeente op voor je bestelt — en doe dat vóór je de zaal boekt, want het antwoord bepaalt hoeveel bekers je moet aanvragen en bij wie.

Voor Zottegem is dat al geregeld: Hubeau verhuurt herbruikbare bekers volgens het reglement van de stad Zottegem, per bak van 33 stuks. Voor een evenement in een andere gemeente werkt de gewone verhuur: je bestelt het aantal dat je nodig hebt uit het algemene aanbod.

Wat je in geen geval bij ons vindt: drank. Hubeau verhuurt het materiaal en doet de afwas; de dranken regel je bij je brouwer of drankenhandel. Hetzelfde geldt voor personeel — tappers en barmensen vallen buiten het aanbod.

Hoeveel bekers heb je nodig per gast?

Hier maakt één beslissing het hele verschil: werk je met een pandsysteem of niet.

Met pand houdt je gast zijn beker vast en komt hij ermee terug naar de tap. Dan heb je per gast iets meer dan één beker nodig — de marge dekt verlies en de gast die halverwege een ander glas wil. Zonder pand zet iedereen zijn beker ergens neer en pakt bij de volgende ronde een verse. Dan verdubbelt je behoefte.

Reken bij een pandsysteem altijd naar boven af op een volle bak. Voor 120 bekers in Zottegem betekent dat vier bakken van 33, dus 132 stuks — en die twaalf extra zijn geen verspilling maar je reserve.

Wie in dezelfde oefening ook glazen nodig heeft voor een zittend gedeelte, vindt de aantallen per menu in onze post over glazen huren voor een receptie.

Een pandsysteem in de praktijk

Een pandsysteem is niets anders dan een bedrag dat je gast betaalt bij zijn eerste drankje en terugkrijgt als hij zijn beker inlevert. Het werkt alleen als drie dingen kloppen. Je kiest één bedrag en communiceert dat groot aan de ingang en aan de tap. Je houdt het inleverpunt open tot na de laatste ronde, want bekers die niemand meer kan inleveren blijven liggen. En je zet iemand op dat inleverpunt die niets anders doet — bij een fuif van tweehonderd man is dat één persoon voor het laatste uur.

Het rendement is meteen zichtbaar in je aantallen: met een werkend pandsysteem huur je ongeveer veertig procent minder bekers dan zonder. Bij 500 gasten is dat 600 in plaats van 1.000 stuks.

Welk model voor welke drank?

Het aanbod is klein en dat is een voordeel: je kiest op inhoud, niet op uitzicht. De festivalbeker is het werkpaard voor bier en frisdrank. Voor wijn, cava en gin-tonic zijn er aparte modellen, want wijn uit een bierbeker schenkt niemand graag uit.

Prijzen incl. btw voor de standaard huurperiode van drie dagen. Het volledige overzicht staat op herbruikbare bekers – algemeen.

Driehonderd festivalbekers voor een fuif van 250 man kosten zo € 72,00 voor het hele weekend. Dat is het soort cijfer dat een bestuur van een jeugdvereniging meteen kan plaatsen. Vier veelvoorkomende gevallen, volledig uitgerekend:

Die laatste rij valt op, en dat is geen tikfout: voor Zottegem geldt een tarief per bak volgens de afspraak met de stad. Vraag dat tarief mee op in je offerte, dan weet je zeker welk bedrag voor jouw evenement geldt.

Beker of glas? Reken het verschil eens uit

Veel organisatoren denken dat een herbruikbare beker vooral geld kost. Het omgekeerde is waar zodra je hem naast een echt glas legt.

Een gehuurd glas uit het glaswerk kost € 0,33 voor een bierglas, longdrinkglas of whiskeyglas, € 0,39 voor de Cabernet-wijnglazen en € 0,52 voor de grote Young-glazen. Voor een zittend diner is dat de juiste keuze. Voor een staand feest met muziek, een tuin en een betonnen vloer is de beker dat.

De praktische regel die we aan de balie geven: glas waar gasten zitten, beker waar gasten staan en bewegen. Veel feesten gebruiken allebei — glazen aan tafel, bekers aan de toog.

De afwas zit in de huurprijs

Dit is het punt waarop huren het van kopen wint, en het wordt het vaakst vergeten. Het afwassen van ons servies, glaswerk en bestek is standaard inbegrepen in de service. Je levert alles veegschoon in — zonder etensresten en vloeistof, in de originele bakken — en de rest gebeurt in onze professionele wasstraat.

Voor bekers betekent dat concreet: je giet ze leeg, zet ze terug in hun bak en brengt ze zo binnen. Niemand van je ploeg staat zondagochtend tweehonderd bekers af te spoelen in een keukentje. Wie wil weten hoe dat bij ons verloopt, leest Wij doen de afwas.

Let op het verschil met de toestellen: een percolator, bain-marie of friteuse geef je wél zelf schoon terug. Voor servies, glaswerk en bekers doen wij het.

Over wat er niet terugkomt moet je je minder zorgen maken dan je denkt. Voor de meeste bestellingen vragen we geen voorafgaande borg; wat er aan het eind ontbreekt of beschadigd is, wordt op de eindfactuur nagerekend aan vervangwaarde. Je betaalt dus niet vooraf voor een verlies dat misschien niet gebeurt. Bij een beker van € 0,24 blijft dat risico klein, en dat is precies het verschil met gehuurd glas: een bak glazen die sneuvelt op een betonnen vloer kost een veelvoud.

Wat er rond de tap nog bij hoort

Bekers alleen maken geen tappunt. Wat organisatoren meestal in dezelfde offerte zetten:

Een barelement of toog om achter te staan — hoeveel lopende meter je nodig hebt, staat in onze post over een bar huren. Statafels zodat gasten hun beker ergens kunnen zetten. En bij een buitenevenement een feesttent, want een fuif in de regen zonder overkapping is een korte fuif.

Twijfel je over het geheel, dan geeft feestmateriaal huren: wat heb je nodig per feest de volledige lijst per feesttype.

Veelgestelde vragen

Hoeveel herbruikbare bekers heb je nodig per gast?

Met een pandsysteem reken je ongeveer 1,2 beker per gast, omdat je gast zijn beker bijhoudt. Zonder pandsysteem reken je 2 per gast, en bij een hele dag of warm weer 3. Rond bij bakken altijd naar boven af.

Zit de afwas in de huurprijs van herbruikbare bekers?

Ja. Het afwassen van servies, glaswerk en bestek is standaard inbegrepen. Je brengt de bekers veegschoon terug in hun bak en wij doen de rest in onze eigen wasstraat. Toestellen zoals een percolator of friteuse geef je wel zelf schoon terug.

Mag je nog wegwerpbekers gebruiken op een evenement?

In Vlaanderen is dat geen evidentie meer: je moet als organisator kunnen aantonen dat eenmalige bekers nadien bijna volledig ingezameld worden. Daarnaast heeft elke gemeente haar eigen reglement. Vraag dat reglement op bij je evenementenaanvraag voor je materiaal bestelt.

Wat kost het om herbruikbare bekers te huren?

Een festivalbeker van 30 cl kost € 0,24 per stuk incl. btw voor de standaard huurperiode van drie dagen. De wijn-, cava-, longdrink- en gin-tonicmodellen kosten € 0,36. Voor Zottegem gaat het per bak van 33 stuks aan € 2,00.

Wat is het verschil met een gehuurd glas?

Een beker breekt niet, mag buiten en op de dansvloer, en kost minder. Een glas staat beter op een gedekte tafel en komt er beter uit bij wijn of champagne. Veel feesten combineren: glazen aan tafel, bekers aan de toog.

Zet je bekerlijst samen

Weet je hoeveel gasten je verwacht en of je met pand werkt, dan is de rest rekenwerk van twee minuten. Geef ons je aantal gasten, de datum en je gemeente door via een offerteaanvraag, en je krijgt binnen 24 uur een voorstel met de bekers, de toog en het transport erin. Afhalen in Oudenaarde, Zottegem of Vichte kan ook — de uren en het leveringsgebied staan bij transport.

Alle prijzen zijn incl. btw voor de standaard huurperiode van drie dagen en werden op 29 oktober 2026 op de productpagina's gecontroleerd. Actuele prijzen staan altijd op de productpagina zelf.